De indientaal is de officiële taal (of talen) waarin je je inschrijving voor een aanbesteding moet indienen. Voor Nederlandse aanbestedingen is dit meestal Nederlands; voor EU-aanbestedingen zijn vaak meerdere talen toegestaan. Welke talen geaccepteerd worden staat in de inkoopuitvraag, meestal in Sectie III of IV. Voor jou als leverancier kan dit het verschil maken tussen wel of niet meedoen aan een buitenlandse opdracht.
Wanneer accepteren aanbestedingen meerdere talen?
Drie typische situaties waar meerdere indientalen toegestaan zijn:
- EU-instellingen en agentschappen: aanbestedingen van de Europese Commissie, EU-agentschappen of Europese projecten accepteren bijna altijd alle 24 officiële EU-talen. Engels is de meest gebruikte indientaal.
- Internationale projecten van nationale overheden: Defensie-aanbestedingen met NAVO-betrokkenheid, of Rijkswaterstaat-projecten met grensoverschrijdende elementen, accepteren vaak naast Nederlands ook Engels.
- Grote consultancy- of innovatie-opdrachten: sommige Nederlandse opdrachtgevers accepteren Engelse offertes om buitenlandse expertise aan te trekken.
Voor reguliere Nederlandse gemeenten, provincies en uitvoeringsorganisaties geldt: Nederlands is bijna altijd verplicht.
Engels indienen op een Nederlandse aanbesteding
Als de uitvraag meerdere talen accepteert, mag je in het Engels indienen. Dit kan voor Nederlandse leveranciers handig zijn als:
- Je productdocumentatie al in het Engels is en vertaling fors werk zou zijn.
- Je een internationaal consortium bent en niet alle partners Nederlands schrijven.
- Je interne kwaliteitssystemen Engelstalig zijn (ISO-procedures, technische manuals).
Houd er rekening mee dat de opdrachtgever niet noodzakelijk vloeiend Engels leest. Voor de gunningstekst (waarop je beoordeeld wordt) is helderheid belangrijker dan elegantie. Korte zinnen, concrete voorbeelden, weinig jargon.
Praktische stappen bij vertalen
- Beoordeel of vertaling nodig is. Soms is een tweetalige inschrijving mogelijk: hoofddocument in de vereiste taal, technische bijlagen in het Engels. Check de uitvraag op specifieke regels.
- Beëdigde vertalers voor bewijsstukken. KvK-uittreksels, jaarrekeningen of certificaten kunnen een beëdigde vertaling vereisen. Kosten lopen op tot enkele honderden euro's per document.
- Niet-beëdigde vertalingen voor de inhoudelijke tekst. Voor de gunningstekst zelf is een goede zakelijke vertaler voldoende. Reken op 0,15 tot 0,25 euro per woord en 5 tot 10 werkdagen doorlooptijd.
- Beoordeel je vertaling tegen het origineel. Vertalingen verliezen vaak nuance. Lees beide versies door en pas waar nodig aan voordat je indient.
Hoe TenderAlert indientaal toont
Op de tender-kaart in je inbox zie je een 'Indientaal'-regel met de geaccepteerde talen, bijvoorbeeld "Indientaal: Nederlands, Engels, +2 meer". Wanneer alleen Nederlands geaccepteerd wordt, tonen we dat ook. Zo zie je in één oogopslag of een buitenlandse opdracht praktisch haalbaar is voor je.
Veelgestelde vragen
Mag ik Engelse bijlagen meesturen bij een Nederlandse inschrijving?
Soms wel. Sommige uitvragen staan toe dat technische bijlagen, productspecificaties of internationale certificeringen in het Engels worden meegestuurd, mits de hoofdinschrijving in het Nederlands is. Check de uitvraag op specifieke regels.
Wat als ik een Engelstalig product heb?
Je product is meestal niet het probleem; de inschrijving wel. De gunningstekst, het Programma van Eisen-antwoord en de Verklaring van Betalingsgedrag moeten in de vereiste taal. Productdocumentatie als bijlage mag vaak in originele taal.
Wordt mijn offerte automatisch vertaald?
Nee. De opdrachtgever vertaalt niet voor je. Wat je indient is wat beoordeeld wordt.
Mag ik halverwege wisselen van taal?
Niet zonder toestemming. De inschrijving moet consistent in de gekozen taal zijn. Voor vragen tijdens de Nota van Inlichtingen kun je soms in een andere taal vragen stellen, maar formele documenten houden de oorspronkelijke taal.